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Excel表格数据不规范如何整理?分分钟让你的数据井井有条

2020年11月12日 19:40 发布来源:Excel学习网

 Excel表格数据不规范,表格太乱的话,不仅影响我们查阅表格的心情,最重要的是对数据的分析,可能会导致无法运算或者出现错误结果等等。今天阿钟分享几个工作中常见的Excel数据不规范情况,以及解决的方法。

Excel表格数据不规范如何整理?分分钟让你的数据井井有条

 

01.日期不规范

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Excel表格中日期录入的不规范,或多或少出现在每个人的表格中,毕竟每个人录入习惯不一样,如上图,有的日期中间是2020/9/1,有的是2020.10.1,还有的是20201012等等情况。正确的日期格式是可以参与数据运算的,象上图表格中的日期如果运算处理结果会出现错误,如何统一规范日期呢?再一个个的修改吗?

选中日期列,依次点击【数据】-【分列】-【下一页】-【下一页】,勾选【日期】,默认的【YMD】,最后点击【完成】即可统一调整。

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02.数据录入到一个单元格

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当收到象上图表格中的一份成绩单时,让你计算总分和平均分时,是不是要抓狂?还好中间都用逗号分开了,我们可以将姓名和成绩拆分开。

选中B列,依次点击【数据】-【分列】,选择【分隔符符号】-【下一步】,勾选【逗号】,(如果中间不是逗号分开的,勾选【其他】,然后输入分隔符),点击【完成】即可。

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03.表格行、列不整齐

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上图表格中行高、列宽比较乱,导致一些内容显示不完整,如何规范?

首先,点击工作表左上角全选表格,鼠标移动到两个列标中间,变成点左右箭头的十字形状,然后双击鼠标左键,完成自动列宽调整。

同样移动鼠标到两个行号中间,双击完成自动行高调整。

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04、多余空白行的快速处理

表格数据经过修改后形成了一些空行,一行行的删除相当浪费时间,如何快速处理掉这些多余的空白行呢?

选中表格,按【Ctrl+G】键,点击【定位条件】-【空值】-【确定】,这时就选中了所有的空行,鼠标右键点击选中的空行,选择【删除】-【整行】-【确定】。

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05.数值带单位无法计算

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有的小伙伴在表格录入数据时加上单位,其实这是一种错误的做法,这样会使得我们无法正常使用公式运算,有这种添加单位习惯的记得要改掉。

我们只有先通过,【查找和替换】功能来将单位去掉,然后再来运算公式才行。

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那老板要求必须给数据添加单位呢?我们可以通过设置数字格式来添加单位,这样完全不影响我们运算公式。先选择添加单位的数据区域,鼠标右键-【设置单元格格式】-【数字】-【自定义】,类型框中输入【0万元】。

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06.合并单元格的梗

合并单元格在Excel中就是一个梗,合并后表格显得清晰易读,但最重要的,有许多功能是无法正常使用的,比如:筛选,需要先恢复到合并前状态。

选中被合并的单元格,点击【开始】-【对齐方式】-【合并后居中】,然后按下【Ctrl+G】键,单击【定位条件】-【空值】,然后输入【=A2】(也就是上一个单元格),最后按下【Ctrl+回车键】即可搞定。

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要是我们不想取消合并单元格就不能筛选了吗?也不是的,请查看《Excel合并单元格后如何使用筛选功能?用这2种方法试试吧》教程。

07、单元格中绿色小三角

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当我们从一些应用中导出的Excel文件,在单元格左上角会有一个绿色的小三角,而且单元格中的数据还无法进行运算,这是什么情况?其实,这是因为Excel表格误认为这些单元格中的是文本。

我们只需选中这些带绿色三角的单元格,在单元格一侧出现一个 "感叹号"按钮,点击,然后选择【转换为数字】就可以了。

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