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3个Excel数据有效性应用场景,很受职场高手青睐

2020年09月04日 19:16 发布来源:Excel学习网

 EXCEL数据处理是很多小伙伴比较头疼的事儿,特别是一些有特殊规定的数值,愣是没法高效快速地解决。今天我就挑选了职场中最为常见的3个数据处理技巧,来分享一下。

这三个excel技巧非常适合HR、产品经理、财务管理、销售人员等相关excel数据操作的职场人士。

1、如何圈选无效数据?

这里的无效数据也可以理解为“非必要数据或不需要的数据”。

通常我们可以用“条件格式”来实现这一目的,其实如果用圈选无效数据的方法则为更快,更便捷。

例如:下图中圈选出库单价"小于50的数据。

【操作】

选中需要圈选的数据区域,执行【数据】→【数据有效性】→【允许】,选择【整数】,

然后设置数据大于50有效。

然后依次单击 【数据】→【数据验证】→【圈释无效数据】,如下图所示。

3个Excel数据有效性应用场景,很受职场高手青睐,可惜你还不知道

 

数据有效性在Excel中,对单元格进行编辑”限制“非常重要。

2、如何提示单元格计算错误?

单元格输入免不了出现失误,这时及时地得到错误提示,就会避免不必要的返工,节约时间成本。

Excel还会计算错误的?计算错误了还叫Excel。后来仔细一想发现这个问题也对,要是谁不小心把原本计算的数值改错了也是有可能的。

那怎么搞定这个事儿呢?利用Excel的条件格式功能即可。

【操作】

选中下图中的计算结果区域H2:H8,单击【开始】→【条件格式】→【新建规则】。

 

点击“使用公式确定要设置格式的单元格“,下面文本框中输入=$H$2<>F2*G3。

意思是“单价”乘以“数量”不等于“金额”时,字体变红。

3、如何防止Excel单元格区域内重复录入?

对控制单元格数据录入的技巧,很多朋友备受青睐,让别人能根据自己的意愿输入数据,那种感觉还是挺美滋滋的啊!

例如下图表格中的型号不能重复输入,填写时只要型号相同就不允许录入。

【操作】

具体操作如下:选中“型号”对应的数据区域,

执行【数据】→【数据有效性】→【允许】,选择【自定义】,

公式输入:=countif($D$2:$D$8,D2)=1,确定即可。

 

这里面的函数countif统计符合条件的个数,比如统计公司里面女性有多少,男性有多少。

公式的意思就是,如果在D2:D8这个区域里面,D2的个数为1,则才允许录入数据,

否则就不允许录入。

验证一下,如果有两个型号相同的,则会提示错误。

 

【总结】

数据有效性是Excel定制工作表单元格输入的非常重要的一种技巧,对Excel单元格进行”限制“控制最为有效的方法,值得朋友们深究。

数据有效性相关的技能,在excel运用中非常多,您知道还有哪些呢?

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