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Excel的正确使用方法及技巧

2021年04月01日 14:51 发布来源:Excel学习网

 EXCEL是人们常用的办公软件之一,掌握正确的使用方法和技巧是非常有用的。以下就是小编整理好的Excel正确使用方法,分享给大家!

Excel的使用方法

处理表格

一些重要或者属于日常办公中保密的文件都需要进行安全设置,对EXCEL文档进行安全设置的操作方法很多。

加密Excel文件

若不希望您自己的Excel文件被其他人查看,您最好对它进行加密:单击“工具”→“选项”,在弹出的“选项”对话框中,单击“安全”选项卡,然后在“打开权限密码”框中输入(仅允许读取,不得修改),“修改权限密码”(可阅读或修改),输入框中输入文件的打开权限密码和修改权限密码。单击“确定”按钮,在弹出的密码确认窗口中重新输入一遍密码,再单击“确认”,最后点“保存”按钮完成文件加密。下一次只能输入一个正确的密码来打开文件。

对单元格进行读写保护(2003版本)

(1)对输入信息进行有效性检测:首先选择一组要进行有效性检测的单元格或单元格,然后在“数据”菜单上选择“有效性”选项,通过设置有效性条件、显示信息和错误警告来控制输入单元格的信息是否与给定条件相符。此外,本节的设置也很有用,比如在设计Excel时,不允许用户输入负值年龄和负值薪水等。

2)设置锁定属性,以保护存入单元格的内容不能被改写。选定需要锁定的单元格;选择“格式”→“单元格”;在“单元格格式”设置对话框中选择“保护”标签并选中“锁定”;选择“工具”→“保护”→“保护工作表”,设置保护密码,即完成了对单元格的锁定设置。

保护工作簿(2003版本)

打开“工具”→“保护”→“保护工作簿”。选择Structures选项以保护工作簿结构,避免其被删除、移动、隐藏、取消隐藏、重命名,并且不能插入新工作表。选择“窗口”选项可防止工作簿窗口被移动、缩放、隐藏、取消隐藏或关闭。

保护工作表

先确认要保护的单元格是否处于“锁定”状态,选中并右击该单元格,然后在弹出的菜单中选择“格式化单元格”,再选择“保护”选项卡,确认已选中了“锁定”项,在默认状态下,该单元格和图形对象都处于锁定状态,此时,如果该设置工作表已被保护,则无法修改相应的信息。对工作表进行保护的方法如下:选择“工具”→“保护”→“保护工作表”,在打开的对话框中有三个复选框:内容、对象和方案,如果要防止、更改工作表中的单元格或图表中的数据和其他信息,并且防止查看隐藏的数据行、列和公式,则选中“内容”复选框;如果要防止、更改工作表或图表中的图形对象,则应选定“对象”复选框;如果要防止、更改工作表中方案的定义,则应选定“方案”复选框。最终,为了防止其他用户取消工作表保护,您还可以将密码输入到“密码”文本框。

保护共享工作薄

对于想要共享的工作薄,如果想要跟踪工作薄中的修订,可将修订设置为共享工作薄的保护,选择“工具”→“保护”→“保护共享工作薄”,选中“共享以跟踪修订的方式”复选框,如果需要其他用户提供密码以解除共享保护和冲突日志,则需要在“密码”文本框中输入密码,注意:如果工作薄已处于共享状态,则无法为其设置密码。

为工作薄设置权限密码

若不想让其他用户打开工作薄,可设置工作薄打开密码,单击“文件”→“另存为”,再单击“工具”菜单中的“常规选项”命令,在此可根据不同情况设置两类密码:如果根本不想让其他用户打开工作薄,则在“打开权限密码”文本框中输入密码;若不想让其他用户修改工作薄,但可以打开查看,则需要将密码输入到“修改权限密码”文本框中。当然为了保险起见可以把两个密码都设置,最好是设置不同的密码内容。

隐藏公式

在共享工作薄之后,如果不希望其他用户查看和编辑已经存在的公式,则将包含公式的单元格设置为隐藏,在共享前保护工作表。步骤如下:选定要隐藏的公式所在的单元格区域,选择“格式”→“单元格”,单击“保护”选项卡,选中“隐藏”复选框,单击“确定”按钮即可隐藏公式。

隐藏工作薄

选择“窗口”→“隐藏”,可以把当前处于活动状态的工作薄隐藏起来,如果要取消隐藏,可选择“窗口”→“取消隐藏”命令,然后在“取消隐藏”窗口中选择相应工作薄即可。

隐藏工作表

如果要取消对工作表的隐藏,请选择“格式”→“工作表”→“隐藏”,并在“取消隐藏”窗口中选择“格式”→“工作表”,然后在“取消隐藏”窗口中选择合适的工作表即可。

隐藏行或列

隐藏行或列共有三种方法,这里以行为例:(1)右击要隐藏的行号,在出现的快捷菜单中选择“隐藏”命令。点击您想要隐藏行的任何单元格,然后选择“格式”菜单下的“行隐藏”命令。移动鼠标隐藏行右键,按住左键,通过移动将列宽度调整为0,这样相应的行号就会从工作表中自动消失,为了消除隐藏效果,需要同时选择该行的左右相邻两行,或选中整个工作表,然后选择“格式”菜单下的“行取消隐藏”命令。

MicrosoftExcel

设置只读方式

在该对话框中选择需要设置“建议只读”属性的工作簿文件,然后单击该对话框上的“选项”按钮,打开“保存选项”对话框,选中该对话框中的“建议只读”复选框,然后单击“确定”按钮,再单击“另存为”对话框中的“保存”按钮。在“建议只读”方式下,无论何时打开工作簿,Excel总是首先显示出一个提示信息对话框,建议应以只读方式打开工作簿。

修改扩展名

修改Excel工作薄的扩展名(把.xls改为其他扩展名),Excel就不认识了,最好是把扩展名改成.dll等系统文件的名称,然后再把文件的属性设置为隐藏,让别人会误以为这是个系统文件,而不敢去碰它,自己要用时再改回来就行了。

添加Excel下拉菜单

1、首先要打开Excel表格,然后在表格上面点击鼠标左键选中要添加下拉菜单的单元格。

2、选中单元格以后,在窗口上面的菜单栏点击数据

3、点击数据以后出现下拉菜单,在下拉菜单上面点击有效性。

4、点击有效性以后出现数据有效性窗口,再有效性窗口上面点击设置。

5、点击设置以后,在允许栏点击右边的下拉箭头选择序列。

在源代码栏内输入下拉菜单中的内容,如:“上,中,下”,中间用逗号分隔,输入逗号时必须以英文形式输入,输入源代码后点击确定。

7、这样下拉菜单添加成功了,点击下拉箭头就可以看到菜单上面的内容了。[1]

合并单元格

1、首先我们需要将“合并后居中”这一按钮添加到“快速访问工具栏”。点击“快速访问工具栏”的下三角按钮,打开下拉菜单。在下拉菜单中点击“其他命令”。

2、在出现的“Excel选项”对话框中。左边找到“合并后居中”,并且选择它。点击“添加”,最后点确定,“合并后居中”这一按钮就添加到“快速访问工具栏”了。

3、我们这时按一下Alt键,会发现“快速访问工具栏”中的“合并后居中”按钮上会出现一个数字,我这儿是6。

通过这种方式,我们知道“合并后居中”的快捷键是“Alt+6”(如果您按照本文的第三步找到的数字不是6,那么这里的快捷键是“Alt+您找到的实际数字”)。任意选择

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