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用Excel要学会偷懒,所以要掌握一些偷懒的技巧,先来学6个

2020年11月12日 19:42 发布来源:Excel学习网

 既然有了Excel来帮助我们完成一些办公文档,那么我们也要学会偷懒,该让Excel来处理的表格数据就安排它来吧。所以今天阿钟老师分享一些能够让你用来偷懒的Excel技巧。

学习思维导图:

用Excel要学会偷懒,所以要掌握一些偷懒的技巧,先来学6个

 

01.快速复制数据到多个工作表

我们在处理表格工作中,经常需要把一个工作表的数据复制、粘贴到多个工作表中,如果一个个复制、粘贴,工作表多的话,工作量也是相当大的。那么我们可以先选中多个工作表,包括数据表格,然后选中需要复制、粘贴过去的数据内容,再依次点击【开始】-【填充】-【至同组工作表】-【全部】-【确定】。当然如果仅复制表格格式的话,在填充成组工作表窗口中,选择【格式】即可。

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02.多行数据快速合并为一行

我们想把多行内容合并到一起,一般采用合并单元格的方法,但这样只保留了第一个单元格内容,怎么办呢?

首先把列宽调整宽一些,选中需要合并内容的单元格区域,再依次点击【开始】-【填充】-【内容重排】即可。

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03.隐藏、显示没有数据的区域

Excel默认有成千上万行、列,而我们制作表格用不了那么多行、列,作为职场中的强迫症来说,没用到的行、列不想显示,如何操作呢?

隐藏:只显示有数据的区域,没有数据的区域隐藏起来。如下图所示,我们选中没有数据的H列,使用快捷键【Ctrl + Shift + →】然后鼠标右键选择【隐藏】。下方的,我们同样点击第10,再按【Ctrl + Shift + ↓】选中下方所有单元格,然后鼠标右键选择【隐藏】。

用Excel要学会偷懒,所以要掌握一些偷懒的技巧,先来学6个

 

显示:想要再显示更简单,点击工作表左上角全选表格,鼠标右键点击列标,选择【取消隐藏】,隐藏的列就显示出来了,同样鼠标右键点击行号,选择【取消隐藏】。隐藏的行也是显示出来了。

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04.表格自动添加边框

表格中的数据每天都要添加,完成后再给添加上框线,要是填充内容后表格自动添加上框线就好了,这样智能化的操作如何解决呢?

首先,我们点击列标选中表格列,然后依次点击【开始】-【条件格式】-【新建规则】-【使用公式确定要设置格式的单元格】,输入公式【=$A1<>""】,然后进入【格式】按钮,在边框页面点击【外边框】,最后【确定】,这样表格再输入内容会自动添加边框,省去我们手动设置了。

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05.批量给数据添加单位

表格制作好了,老板又要求给数字金额加上单位"万元",要是一个个录入,又得加班了,怎么办?

其实,我们只需先选择添加单位的数据区域,鼠标右键-【设置单元格格式】-【数字】-【自定义】,类型框中输入【0万元】,当然,这里的单位"元",可以自动修改成你需要的单位。

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06.快速下拉列表

我们在填写的表格,一列中重复内容较多,比如男、女等,象这种情况不必一个个敲字。

我们可以先选中下方单元格,然后按【ALT + ↓(向下方向键)】,此时,会自动出现下拉选项列表,我们可以在中找到之前录入的重复内容,选择即可录入。

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