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职场办公必备的7个Excel技巧解读,便捷高效,收藏备用

2020年11月01日 19:37 发布来源:Excel学习网

 在职场办公中,有一些Excel技巧是必备的,基本每天都要用到,对于这部分Excel技巧,作为职场的我们,必须掌握!

一、快速选定数据区域。

技巧:Ctrl+Shift+方向键或A。

目的:快速选定指定区域。

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方法:

选定其实单元格,快捷键Ctrl+Shift+方向键(根据实际需要选择)。

解读:

1、此方法主要用于表格数据较多,数据表较大的情况。

2、如果要全选表格数据,只需选中表格中的任意单元格,Ctrl+A即可。

二、快速填充序号。

技巧:填充序列或双击。

目的:根据实际需要快速填充序列。

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方法:

如果“步长”为1,则只需输入开始序号,双击,并选择【填充序列】即可;如果“步长”大于1,则需要输入第一个序号和第二序号,并选中,待填充柄变成“+”形状时,双击即可。

解读:

在默认的Excel系统中,默认的步长为1,如果要对其进行修改,可以在“选项”中进行,但一般情况下,都采用输入第一、二个序号然后双击的方式来填充序号,即达到了修改“步长”的目的,又保持了系统的默认值。

三、录入身份证号码或银行卡号等

技巧:“文本”格式或添加前缀(')。

目的:正确录入身份证号码、银行卡号等较长的数字。

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方法:

选定目标单元格,将单元格的格式设置为“文本”之后录入身份证号码或银行卡号;或者直接在身份证号码或银行卡号的前面添加“'”(英文单引号),紧接着录入身份证号码或银行卡号。

解读:

Excel系统中,默认的数值长度为15位,当需要输入大15位的数值(身份证号码或银行卡号)时,必须将单元格的格式设置为“文本”或添加前缀('),否则录入的值以科学计数法的形式显示,调整后16位及以后的值为0。

四、隐藏行、列或整张数据表。

技巧:“隐藏”命令或自定义单元格格式。

目的:隐藏指定的列、行、工作表数据或整张工作表。

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方法:

在指定的列标签、行标签、工作表名称处右击,选择【隐藏】即可;或者选择整张工作表的数据,自定义格式为“;;;”即可。

解读:

取消隐藏时,只需单击对应的标签,右击选择【取消隐藏】即可;或者将数据单元格的单元格格式设置为【常规】即可。

五、保存并备份文件。

技巧:“生成备份文件”。

目的:在保存文件数据的同时生成备份文件。

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方法:

快捷键F12,打开“另存为”对话框,选择【保存】左侧【工具】中的【常规选项】,打开【常规选项】对话框,选中【生成备份文件】并【确定】-【保存】即可。

解读:

对文件进行了备份操作,那么备份文件存储在什么位置呢?可以从【文件】-【更多】-【选项】-【保存】中找到【自动回复文件位置】中的路径,即为备份文件的存放路径。

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六、隐藏计算公式。

技巧:“隐藏”+“保护工作表”。

目的:隐藏“实发工资”列的计算公式。

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方法:

1、Ctrl+A选定数据区域,Ctrl+G打开【定位】对话框,【定位条件】,选择【公式】并【确定】。

2、快捷键Ctrl+1打开【设置单元格格式】对话框,选择【保护】选项卡中的【隐藏】并【确定】。

3、【审阅】-【保护工作表】,输入并确认密码。

解读:

此方法主要用于公式的保护和计算方法的保护,如果知道需要保护的区域,也可以直接选定,进入设置单元格格式的步骤,否则需要【定位】操作。


七、高级筛选结果,随意放。

技巧:高级筛选。

目的:将【高级筛选】的结果根据需要放置在不同位置。

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方法:

1、选定数据区域,【数据】-【高级】,打开【高级筛选】对话框,选择【条件区域】并【确定】。

2、或者选择【将筛选结果复制到其他位置】,选择【条件区域】和【复制到】区域的左上角单元格地址,并【确定】。

解读:

【高级筛选】的结果可以【在原有区域显示筛选结果】,也可以【将筛选结果复制到其他位置】,如果需要复制到新的工作表中,则需要从原工作表进行复制粘贴,即跨工作表无法完成筛选结果的显示。

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