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Excel报表策略中的五个最佳做法-Excel教程-Excel学习网

2019年10月27日 19:06 发布来源:Excel学习网

 

 
 
 
 
 
 
我在职业生涯中所见过的大多数Excel报告,预测和分析都可以作为Excel中不应该做的很好的例子。
 
这些报告至少由于以下三个原因之一而失败:策略错误,结构错误或技术错误。在本文中,我将介绍用于创建报告的常规设计策略中的最佳实践。在以后的文章中,我将介绍报告的结构和技术。在所有文章中,为简单起见,我将使用“报告”作为所有报告,分析,预测,模型等的总称。
 
以我的经验,很少有Excel用户实际考虑他们的基本Excel报告策略。这很遗憾,因为错误的策略使许多用户甚至在启动Excel之前就走上了错误报告的道路。
 
这是避免最差报告策略的方法...
 
1.提供信息,而非文件
几年前,我是一家公司的首席财务官,该公司被美国最大的公司之一收购。出售之后,我有机会在首席执行官办公室里拜访了他。
 
在我们的谈话中,首席信息官携带了一堆至少一英尺高的报告。他骄傲地微笑着,用一声巨响把它们扔了!在我附近的CEO边桌上 他原谅他的打扰,然后离开了。
 
我看了一眼首页,看到一长串很小的数字。我说:“那是相当多的报告。” “你都读了吗?”
 
“不是一页,”他说。
 
通常,接收您的报告的人(尤其是经理)不希望阅读您的数据 文档。相反,他们需要 信息。他们需要洞察力。他们想要对他们有用的新知识,他们可以从您在报告中提供的摘要中收集到的知识。
 
如果他们想要更多细节,您的读者会要求它...根据我的经验,他们很少这样做。
 
您的读者想要回答以下问题:

1.)有什么趋势?
2.)惊喜在哪里?
3.)我应该担心哪些新问题?
4.)我们最近的活动在哪里进行,失败了?
5.)即将发生什么?
6.)等等。
 
诸如此类的问题很少会在详细页面中找到答案。
 
相比之下,由于至少两个原因,下级经理通常需要比老板看到更多有关自己部门的信息。首先,这为他们对老板看到的数字提供了支持。其次,他们需要比老板更接近自己的数字。
 
不幸的是,低级经理常常认为他们感兴趣的细节量也会使老板感兴趣……这就是高级经理经常被大量细节淹没的原因之一。
 
2.计划报告更新
 
在使用电子表格的职业生涯的早期,我意识到“一次性分析”和“报告”之间没有实际区别。这是因为我的老板经常对新的分析说:“太好了,查理!下个月能给我更新吗?”
 
这样的问题使我的“一次性”分析变成了定期报告。
 
另外,我的一些“一次性”分析花费了我比预期更长的时间。因此,当最后完成分析时,新数据变得可用,这些数据使我的分析过时了。
 
不要犯我的错误。计划您的报告,分析,预测和其他演示,以便您可以轻松更新它们。
 
3.结构调整计划
 
如果您不打算将来更改公司的结构及其数据,则将给您和您的公司造成至少两个问题。
 
首先,您将做很多工作来更新当前报告以反映发生的更改。其次,当您进行那些计划外的更改时,您可能会至少犯下一个严重的错误。
 
另一方面,如果您尝试针对 所有可能的更改设计报告,则将永远不会完成报告。
 
因此,您将 在这里走一条路线。但是,我发现,如果我在处理新报告时不忘进行结构更改的可能性,那么我会自动编排报告,从而使将来最可能的更改更易于管理。
 
4.计划问题
 
当您给经理人提供对他们有意义的数字时,而不是给他们提供标题中带有“报告”的大量数据时,经理人往往会理解并记住您的数字。这常常使他们提出诸如...的问题
 
1.)“那个数字是哪里来的?”
2.)“那不是其他报告显示的数字。怎么来的?”
3.)“与上一时期的变化相比,这种变化如何?”
4.)“您为达到该结果做出了哪些关键假设?”
5.)“这个数字看起来不正确。可以确定这不是一个错误吗?”
6.)“为什么与上个月相比有如此大的变化?”
7.)等等。
如果计划此类问题,则可以在报表工作簿中包含带有支持计算的表。通常,您不分发这些支持表,但是当有人提出正确的问题时,您可以使用它们。
 
预先创建这些表可为您带来很多好处...
 
1.)因为您的报告工作簿中的计算会自动更新,所以可以节省您的时间。
2.)它使您看起来不错,因为您可以立即回答老板的许多问题。
3.)它训练您像老板一样思考,更像老板的老板。
4.)它可以提醒您工作簿中甚至数据中可能存在的错误。
 
5.计划错误
 
您的Excel报告有时会出错。但是您会通过仔细计划找到其中的大多数。
 
查找错误的一种好方法是在报表工作簿中设置“错误测试”部分。本节包含一系列测试,如果发现错误,则返回TRUE,否则返回FALSE。
 
您的公式可以将报告总数与直接根据源数据计算出的相似总数进行比较。他们可以在可能的范围内检查您的源数据的准确性。他们可以对您的数据和报告进行合理性检查。他们可以检查您的公式返回的错误值。等等。
 
实施此计划的一种方法是,问自己最重要的报告中哪里可能存在错误,然后设置一个“错误测试”部分来检查这些错误。然后转到其他报告。
 
不幸的是,您可能不会想到可能会出现错误的所有可能方式。因此,当您在将来的报告中发现错误时,请尝试添加其他错误测试公式,以便将来找到类似的错误。这样,您就可以减少报告中的错误。
如果您可以想到Excel报表策略中的其他最佳做法,请告诉我。并注意本系列的下一篇文章: Excel报表设计中的六种最佳实践。
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