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使用Excel“分列”工具快速分列

2014年04月18日 12:16 发布来源:Excel网

    我们会碰到很多这样的情况从数据库导入的数据保存在工作表的某一列中,而不是分别保存在工作表的几列中。一般情况下,导入数据的各列教据分布是很有规律的。要么是用空格隔开。要么是用其他符号隔开。在这种情况下。就可以使用Excel“分列”工具快速分列

    图1所示为银行发来的对账单。各个项目数据都保存在A列中。各个项目数据之间是用空格隔开的。图2所示是分列后的效果。

使用Excel“分列”工具快速分列

图1

使用Excel“分列”工具快速分列

图2

    下面是Excel数据分列的具体操作步骤。

    1、删除数据区域中不必要的行,如第1行和第3行

    2、选中A列。

    3、单击“数据”选项卡,再单击“数据工具”功能组中的“分列”按钮,打开“文本分列向导一步骤之1(共3步)”对话框,选择“分隔符号”单选按钮。如图3所示。

Excel分类向导

图3

    4、单击“下一步”按钮,打开“文本分列向导步骤之2(共3步)”对话框,选择“空格”复选框,就可“看到数据已经被分成了多列,如图4所示。

Excel文本分列

图4

    5、单击“下一步”按钮,打开“文本分列向导一步骤之3(共3步)"对话框,分别在数据列表中选中“日期”列和“起息日”列,在“列数据格式”连项组中选择“日期”单选按钮,在右侧的下拉列表框中选择日期格式“YMD”,如图5所示。

Excel文本分列向导

图5

    这一步的任务是把“日期”和“起息日”列的数据转抉为真正的日期,否则得到的是91201.91 202这样的数字。而不是日期。

    6、单击“完成”按钮,即可将A列的数据分成多列保存。如图6所示。

Excel分成多列

图6

    由于“发生额”数据还是分成了正负数值保存在E列中,但企业内部会计账薄的记录是分成借贷两列数据的,为了进行对账工作,还必须把E列的“发生额”分成“借方”和“贷方”两列数据。

    7、在B列右侧插入一列。

    8、选中E列,打开“文本分别向导”对话框,在“文本分列向导-步骤之2(共3步)”对话框中选择“其他”复选框。并在右侧的文本框中输入减号-,如图7所示。就可以看到该列数据被分成两列保存。正数在左侧一列,负数在右侧一列。同时负数变为了正数。

Excel分列

图7

    9、单元格El和F1中输入标题“借方”和“贷方”,即可得到前面图2所示的分别后的数据。

    说明:使用Excel“分列”工具快速分列,在有些情况下,需要使用相关的函数来解决分列问题此时,要根据具体情况采用不同的函数,甚至要创建复杂的数组公式。前面的案例就是一个利用相关函数进行分列的例子。 

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