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用excel中的分类汇总进行分页计算

2016年02月29日 06:04 发布来源:Excel学习网

  朋友是建筑公司的一名预算员,一般都是用excel表格做预算清单,每次做了最后总计还需要每一页的分页小计,当初为了学习分页统计可蛮烦坏他了,经过我的指导他在用excel中的分类汇总进行分页计算就解决了这个问题。

  1、准备

  第一步:打开需要分页合计的工作表―“预算”工作表,按住Ctrl键拖动“预算”工作表标签复制出另一张工作表“预算(2)”,右击其标签重命名为“分页小计”。在“分页小计”工作表A1单元格中输入=预算!A1,选中A1单元格进行复制,再选中全部有字的区域(假设为A1:L100),执行“编辑→选择性粘贴”选项,选中“公式”确定后进行粘贴。从菜单栏的“工具→选项→视图”中取消“零值”选项前的“√”。这样可以得到一张与原表完全一样的表格,连数据也会随原表更改。

  第二步:执行“文件→打印预览”选项,确认一下一页中要打印多少行数据(计算时只计数据行不含标题),例子中的表格是每页12行。执行“文件→页面设置→工作表”选项,在“顶端标题行”中输入$1:$3,设置重复标题行为1至3行。

  2、页页小计

  第一步:在最后一列后面增加一列(K列),输入标题为页码,在下面的K4单元格输入公式为=IF(J4=",",INT((ROW()-3)/12)+1),把公式复制到K列的各个单元格中。公式中的12为每页可打印的行数,(ROW()-3)中的3为表头所占的行数。

  第二步:选中全部数据区域,包括我们增加的K列(例:A3:K100)。执行“数据→分类汇总”选项,在弹出“分类汇总”窗口中设置“分类字段”为页码、“汇总方式”为求和,在“选定汇总项”中选中要汇总的项目(注意:页码也一定要选中),并选中下面的“每组数据分页”和“汇总结果显示在数据下方”复选框。单击“确定”按钮后,就可以看到分页小计和合计了,不过在此的分页小计显示为:1 汇总、2 汇总……还要再执行“编辑→替换”选项,查找“* 汇总”替换为“分页小计”。分页小计所在列不够宽时,右侧文字会被遮住,此时只要选中小计所在列(E列)设置为右对齐即可解决,过多的文字会自动往左跨列显示。

  3、打印及维护

  最后,右击K列列标,选择“隐藏”把K列隐藏起来,就可以进行打印了。以后改变数据,只要没有增加数据行就不需要再修改了,你完全可以直接打印。当然,如果增加了数据行也没问题,只要通过执行“数据→分类汇总”选项,单击“全部删除”按钮,删除已有汇总,然后再重复分类汇总这一步骤即可。

  如果原“预算”工作表中进行了删除或插入行操作,那么,我们将不得不重复全部的公式复制和分页小计操作。所以,如果你要处理的表格经常需要删除或插入行,那么,还是直接在原表上按步骤进行设置会更方便,反正全部也只有两步而已,只是在打印后删除分类汇总就是了。

  4、需要注意什么

  第一、分类汇总时,必须选中要汇总的区域进行设置,否则,最下面无数据的空行也会列入汇总。因为左侧无数据时K列中的相应单元格虽然为空,但单元格中毕竟有公式并非空白。当然,如果你一开始是通过双击K2单元格的填充柄进行公式复制的话,那么它只会填充到左侧有数据的单元格中,也就没这问题了。不过,那样做以后增加数据时就得重新复制K列的公式,也不见得会更方便,可按表格的用途决定使用哪一种填充。

  第二、若只想要分页小计的数据而不需要多余的文字,那么分类汇总时,只要在汇总项中不选中“页码”,这些1汇总、2 汇总…等字就可在最后和K列一起被隐藏起来。此外,如果你想直接在指定位置填写“分页小计”也行,首先,分类汇总时汇总项中不要选中“页码”,然后选中要填写的C列中全部数据区域(例:C4:C109),单击菜单栏的“编辑→定位…”,在弹出的“定位”窗口中单击“定位条件”按钮,在定位条件窗口中选中“空白”选项,单击“确定”按钮。这样,选中的就是全部分页小计所在行的空白单元格。然后输入“分页小计”四个字,再按Ctrl+回车键,就可以同时在选中的单元格中输入分页小计。

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