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Excel表格打印的方法与技巧

2015年12月10日 09:53 发布来源:Excel学习网

  今天我们利用Excel2000/XP创建了一个表格文档。由于Excel文档的特殊性,与在Word中打印文档有一定的区别,所以本篇我们将介绍Excel表格打印的方法与技巧

  一、表格打印

  对于刚刚创建完毕的表格来说,不要立刻单击“打印”按钮输出表格。应当按下面的介绍进行设置和预览,满意以后再进行打印,这样可以节约宝贵的纸张和时间。

  1、打印设置

  首先单击“文件”菜单下的“页面设置”命令,打开“工作表”选项卡。如果每一页都要打印表格标题、说明和列标题,应当用鼠标单击“顶端标题行”框。再将光标放入工作表左边的“行标”处,待光标变成右箭头时拖过要打印的行,即可使绝对引用的行号出现在“顶端标题行”内。经过上述处理,表格的每一页均可重复打印表格标题、说明之类的内容。图1中的“左端标题列”作用同上,如果你将数据的标题放到了列中,也可以像“顶端标题行”那样重复打印。

  工作表的“行号”和“列标”在默认时为不打印。如果你需要打印工作表中的“行号”和“列标”,可以按以下步骤操作:打开图1所示的“工作表”选项卡,选中其中的“行号列标”复选框即可。

  另外,“页边距”选项卡的“居中方式”下有两个比较重要的选项,它们可以决定表格在页面上的“水平”和“垂直”居中方式,你可以根据自己的需要选择。

  2、指定打印页数

  打印表格会遇到最后一页只有很少几行数据的情况,手工调整费时费力,我们可以让Excel进行自动操作:打开待打印表格所在的工作表,单击“文件”菜单中的“页面设置”命令,就可以看到“页面”选项卡。假如你通过“打印预览”看到最后一页(如16页)只有两三行,此时可以选中“调整为”单选项,然后在“页宽”框内输入(或选择)“1”,接着在“页高”框内输入(或选择)你要打印的页数(如15页)。这样就可以通过减小行高、字号等方法将最后一页的内容均匀分配到其他页,从而使打印出来的表格正好占满整数页。

  3、打印预览

  打印设置完成后,单击图1或工具栏中的“打印预览”按钮,就可以打开“打印预览”窗口,你可以从状态栏看到待打印表格的页数。拖动竖直滚动条上的滑块或转动滚轮鼠标上的滚轮,可以快速翻页查看任意一页的打印效果。与Word不同的是:Excel预览窗口的工具按钮较多。其中“设置”按钮可以打开“页面设置”对话框,修改打印方向、页面大小和页边距等等。“页边距”按钮可以在预览页上显示页边距和页眉等的设置线,用鼠标拖动即可快速修改这些参数。单击“分页预览”按钮可以进入“分页预览”视图,便于观察表格在Excel窗口中的布局和总页数等;使用“视图”菜单下的“普通”命令可以回到“普通”视图。

  4、表格打印

  如果你对预览结果非常满意,就可以单击图2中的按钮直接打印了,也可以回到Excel主窗口,使用“打印”按钮或命令进行打印。这里的操作和Word非常相似,本文就不深入说明了。另外,Excel还可以和Word“联合作战”,利用后者的打印功能输出更加复杂的表格,我们将在后续的系列中介绍有关的内容。

  二、打印技巧

  1、一次打印多个工作簿

  如果要打印多个工作簿中的多个表格,常采用的方法是逐个打开然后打印。其实,我们也可以一次打印多个工作簿,前提是所有工作簿位于同一文件夹,而且每个工作簿只有一个待打印的表格(否则所有的表格都会被打印)。具体做法是:打开“资源管理器”逐个选中要打印的工作簿,然后单击“文件”菜单下的“打印”命令。系统就会逐个打开文件并打印其中的表格了。

  2、一次打印多个工作表

  如果你需要打印一个工作簿内的全部工作表,可以逐个将其打开后打印,也可以采用下面的技巧一次完成:打开工作簿后按住Ctrl键,用鼠标逐个单击要打印的工作表标签,将要打印的全部工作表选中,然后单击“文件”菜单下的“打印”命令,系统就会逐个打印每个工作表中的表格。如果你想预览打印效果,可以在选中工作簿以后按照常规方法操作。

  3、打印连续页码

  按照上面介绍的方法一次打印多个工作表时,每个工作表中的表格页码都是从1开始编号的。如果你需要将多个工作表的表格页码连续排列,可以采用下面的技巧:首先采用上面介绍的方法查看第一个工作表的总页数,接着切换到第二个工作表。单击“文件”菜单下的“页面设置”命令,打开“页面设置→页眉/页脚”选项卡,再单击“自定义页眉”(或“自定义页脚”)按钮打开对话框(图4)。根据需要单击其中的“左”、“中”或“右”框,再单击带有“#”字样的按钮,即可将“&[页码]”放入框中。如果你要让第二个工作表的首页码接着第一个工作表的尾页码,只须在“&[页码]”后输入后者的总页数(即尾页码,例如11),使其变成“&[页码]+11”的样子。如果必要,你还可以在“&[页码]+11”前后加上“第”和“页”字样,使其变成“第&[页码]+11页”。最后按上面介绍的方法操作,你就可以打印页码连续的多个工作表了。

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