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excel数据透视表和数据透视图介绍

2015年12月08日 08:45 发布来源:Excel学习网

    为了增强Excel的数据分析功能,不仅设计了针对工作表的图表,也提供了面向数据库的分类汇总的图表功能,这就是Excel2000/XP的数据库分析和输出工具――数据透视表和数据透视图。本文以ExcelXP为例,重点介绍数据透视图的制作方法: 

    一、导入数据 

    如果数据库的容量不太大,将它导入Excel转换为工作表数据,可以更方便地制作图表。导入数据的具体步骤如下:单击“数据→导入外部数据”子菜单下的“导入数据”命令,在对话框中找到数据库文件,选中以后单击“打开”按钮,弹出“导入数据”对话框,默认的是当前工作表;当然你也可以导入到新的工作表中,选择“新建工作表”,“确定”即可。

    二、创建数据透视图 

    数据透视图和数据透视表是一对“孪生兄弟”,Excel2000/XP提供了一个制作向导。你可以在它的指导下轻松操作: 

    1、选择数据源和报表类型 

    单击“数据”菜单中的“数据透视表和数据透视图”命令,弹出“数据透视表和数据透视图向导――3步骤之1”对话框。这里要你确定数据源和报表的类型。其中列出的数据源类型有四种:使用工作表数据(包括已经导入的)建立图表,应该选择图2中的第一项(即“MicrosoftExcel数据列表或数据库”);若当前工作表中没有任何数据,就要选择“外部数据源”按提示操作,将数据导入工作表。这种方式能够检索海量数据库中的数据,如果你要使用大中型数据库中的数据建立图表,这是惟一可行的办法;如果建立图表引用的数据来自多个区域或工作表,就应当选择“多重合并计算数据区域”;若你引用的数据来自数据透视表或数据透视图,选择最后一项(“另一个数据透视表或数据透视图”)就可以了。另外,向导提供的报表创建选项有两个,前一个仅仅创建数据透视表,后一个同时创建数据透视图及数据透视表。这里我们选择第二项进入“下一步”。 

    2、选择数据源区域多数Excel工作表数据存放在连续的单元格区域内,你只要在图3的“选定区域”框内单击,然后用鼠标选中工作表内的数据区域,相关引用就会出现在“选定区域”框中。如果数据源区域被Excel自动识别,引用就会自动填入“选定区域”框。只要上述任何一种情况出现,你都可以单击“下一步”按钮继续。

    3、指定数据透视表位置 

    就像普通Excel图表与工作表链接一样,数据透视图也要链接到数据透视表,所以必须指定数据透视表的显示位置。你可以在图4中选择“新建工作表”或“现有工作表”。如果选择后者,你必须指定数据透视表在当前工作表中的位置(即图表左上角的单元格引用)。

    4、创建数据透视图单击中的“完成”按钮,Excel自动创建一个新工作表,其中显示了将要建立的数据透视图雏形,同时自动显示“数据透视表字段列表”由于导入工作表的数据库有很多字段,你必须根据数据分析的具体要求,选择将要放入数据透视图的字段,这是创建数据透视图的关键步骤。假如你要分析学生的高考总分变化情况,可以用“姓名”作为分类字段,“总分”作为数据项。接着你就可以选中“数据5图透视表字段列表”中的字段,按下鼠标左键拖到数据透视图雏形中的分类字段和数据项位置,一个数据透视图就初步创建完成了。 

    如果你要观察不同学生的各科高考分数变化,只要将“姓名”作为分类字段,然后将“数学”、“语文”等作为数据项,按相同方法将它们拖入数据透视图就可以了。

    5、修改数据显示方式如果你制作图表的目的是显示数据之间的差异,采用普通簇状柱形图可能不够直观。此时你可以修改数据显示方式,使图表显示以某一数据为基准的正负柱形图。具体操作方法是:用鼠标右键单击图表中的字段按钮(如“姓名”),选择快捷菜单中的“数据透视图字段格式”命令,打开图7所示的“数据透视图字段”对话框。如果看不到下面的“数据显示方式”、“基本字段”和“基本项”,单击“选项”按钮就可以了。假如你要观察赵XX为基准时的其他学生的总分变化情况,应当选中“基本字段”下的“姓名”和“基本项”下的“赵XX”,再打开“数据显示方式”下拉列表选择其中的“差异”(还有“普通”、“差异百分比”和“指数”等八种)。确定之后,就可以看到图8所示的图表,这样比较数据之间的差异是不是更加直观了?

    三、数据透视图与普通图表的区别 

    通过本文的介绍,你会发现数据透视图和系列六介绍的普通图表很相似。为了便于读者合理使用这两种图表,下面简单介绍它们的主要区别: 

    1、查看方式 

    普通图表不能用交互方式操作。假如你要查看学生的数学和语文成绩的分布情况,你就要分别制作两张图表。如果使用数据透视图,你只要创建一张图表,然后通过增减“数据”对话框中的项目,就可以查看数学和语文成绩的分布图表。 

    2、图表类型 

    普通图表的默认类型为簇状柱形图,它使用分类的方式比较数据。数据透视图默认的是堆积柱形图,能看出数据在分类中所占的比例。另外,数据透视图不能制作XY散点图、股价图或气泡图,而普通图表没有这样的限制。 

    3、图表位置

    普通图表默认为嵌入当前工作表,而数据透视图默认为图表工作表(仅包含图表的工作表)。只有用鼠标右键在数据透视图中单击,选择快捷菜单中的“位置”命令打开对话框,才能选择图表将要嵌入的工作表。 

    4、数据来源 

    普通图表只能使用Excel工作表中的数据,如果数据量非常大,打开或检索都将受到限制。而数据透视图可以使用外部数据源中的数据,这种方式每次只检索数据集合中的一页,通过使用页字段的方式节约大量内存。从理论上讲,打开或检索的数据容量没有限制。 

    说明:本文介绍的内容是在WindowsXP+ExcelXP下验证的,除了Excel2000的“数据透视表字段列表”外观与ExcelXP不同以外,上述内容对Excel2000同样适用。

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