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在excel中提高录入速度的几个数据类型

2015年10月31日 08:25 发布来源:Excel学习网

  在外贸公司经常会使用excel处理大量的表格数据文件,很多人可能遇见最麻烦的事情就是文本的录入了,因为录入的数据类型比较多,会影响工作的效率,今天我们来学习一下在excel中提高录入速度的几个数据类型

  1、一些有规律的序列文本

  如果经常需要输入一些有规律的序列文本,如数字(1、2……)、日期(1日、2日……)等,可以利用Excel的内嵌序列来实现其快速输入:首先在需要输入序列文本的第1、第2两个单元格中输入该文本的前两个元素(如“1、2”)。同时选中上述两个单元格,将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状(填充柄)时。按住鼠标左键向后(或向下)拖拉至需要填入该序列的最后一个单元格后松开左键,则该序列的后续元素(如“3、4、5……”)依序自动填入相应的单元格中。

  2、非自然递增的数值

  并不是所有的序列都是自然递增的,比如等比序列3、6、12……,这时可以采用右键拖拉的方法来完成:首先在第1、第2两个单元格中输入该序列的前两个数值(3、6),然后选中上述两个单元格,将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状时,按住右键向后(或向下)拖拉至该序列的最后一个单元格,松开右键,在弹出的快捷菜单中,选择“等比序列”命令,则该序列(3、6、12、24……)及其“单元格格式”就会分别输入相应的单元格中。

  除了“等比序列”外,用户还可以根据需要选择“等差序列”。

  3、常用序列

  有一些序列是用户经常需要使用的,比如说学生的姓名,可以一次性定义好“学生姓名序列”,以后输入时就迅捷的多了:首先将学生姓名输入连续的单元格中,并选中它们,选择“工具”菜单中的“选项”命令,在弹出的“选项”对话框中,选择“自定义序列”选项,先后按下“导入”按钮,这时刚才输入的学生姓名就成为了一个新的序列,再按下“确定”按钮即可。

  这样以后在任一单元格中输入某一学生姓名(不一定是第一次输入的第一位学生姓名)后,将鼠标移至该单元的右下角成细十字线状时,按住鼠标左键向后(或向下)拖拉至需要填入的最后一个单元格后松开,就可以得到这些学生的姓名序列了。

  4、国家标准名称

  有的用户因工作的需要,常常需要将一些国家的标准名称输入单元格中,对于这些文本的输入要求比较严格,必须准确且统一。可以利用“自动更正”功能来实现快速录入:下面就以国家标准名称《冷弯薄壁型钢结构技术规范》[GBJ18-87]为例进行说明。打开“工具”菜单中的“自动更正”命令,在“自动更正”对话框中的“替换”框中填入“GBJ1887”(可由用户自定义),然后在“替换为”框中填入“《冷弯薄壁型钢结构技术规范》[GBJ18-87]”,然后按“确定”按钮。

  这样,今后只要用户在单元格中输入“GBJ1887”(请注意大小写问题),确定后,系统就会进行自动更正,快速、准确且保证不出错。

  5、多次输入的特殊符号

  有时候在一张工作表中要多次输入一些特殊符号(如◆),非常麻烦,对录入速度有较大的影响,可以采用一次性替换的方法来解决。

  首先用户可以在需要输入特殊符号位置的地方用一个字母来代替(如*),请注意这个字母不能是表格中需要的字母,等表格制作完成后,打开“编辑”菜单中的“替换”命令在“替换”对话框中的“查找内容”框中输入代替的字符“*”,在“替换值”框中输入“◆”,取消“单元格匹配”的选择,然后按“替换”按钮一个一个去替换,如果用户可以确定工作表中的全部“*”的作用都是代替“◆”,也可以按“全部替换”按钮,一次性全部替换完毕。

  6、重复文本

  有时在录入数据的时候,有很多的内容前面已经输入过了,这时就可以采取快速复制的方法来完成输入:如果需要在一些连续的单元格中输入同一内容,在第1个单元格中输入该内容后,将鼠标移至该单元格的右下角成细十字线状时,按住左键向后(或向下)拖拉至最后一个单元格,松开左键,文本就复制好了。

  如果需要输入的内容在同一列中前面已经输入过,那么用户输入该内容前面几个字符时,系统就会自动补充后面的字符,这时只需按下回车键确认就可以了。

  如果需要输入的文本和上一个单元格的文本相同,可以直接按下“Ctrl”+“’”键就可以完成输入了。

  当用户需要在多个单元格输入相同的内容时,可以在按住“Ctrl”键的同时,用鼠标点击需要输入同样文本的所有单元格,然后输入内容,最后按下“Ctrl”+回车键即可。

  上面为我们讲述了6个录入不同数据的方法,每一个方法都可以提高我们的工作效率,更多的excel小技巧大家可以通过网站学习到。

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