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地狱电子表格?OLAP和Excel的合作关系带来了治愈-excel表格

2019年10月29日 21:59 发布来源:Excel学习网

 

让我们谈谈Spreadsheet Hell ...以及如何治愈它。
 
通常,在启动手动电子表格报告时,您将输入“电子表格地狱”。  
 
要将原始数据获取到电子表格中,您可以将其复制并粘贴到Excel中,或将其作为文件导入。或者,也许您使用Excel-surly OLAP。更糟糕的是,也许您将其键入Excel。
 
除非您非常幸运,否则数据的汇总级别不正确。还是因为错误的月份。还是不完整。或者它是使用不正确的查询生成的。管他呢。
 
修复数据后,通常需要添加和更正其他来源的数据。然后,您通常需要对数据进行排序,汇总和格式化。您必须添加新的行和列,编写新的公式并格式化结果。然后,您真的应该检查错误。
 
最后,恰好在您的报告完成后,有人提到源数据已更改,因此您必须重新开始。
 
一直以来,您都必须回答一些相关问题,例如“我的报告何时准备好?” 和“你整天做什么?”
 
Excel-OLAP连接
 
此图说明了一种更好的方法。
 
在这里,您的公司将不同类型的数据存储在Excel友好型OLAP数据库的不同多维数据集中。然后,Excel用户依靠类似INDEX的公式将这些数据从任意数量的多维数据集返回到任何电子表格,该电子表格的工作方式与模板相似。
 
与Excel的INDEX函数不同,OLAP电子表格函数通常使用标签而不是数字来引用数据。
 

地狱电子表格?OLAP和Excel的合作关系带来了治愈-excel表格

 
为了说明这一点,假设您在FinDat数据库的目录C:\ Finance中有一个简单的General Ledger数据多维数据集。假设多维数据集具有三个维度:部门,客户和月。以下公式可以返回2018年6月帐户5678的销售部门的年初至今数据:
 
= OLAPRead(“ C:\ Finance \ FinDat.olp”,“ GL”,“ Sales”,“ 5678”,“ Jun-2018 YTD”)
 
(在ExcelUser,我使用Paris Technologies的PowerOLAP来说明Excel友好的OLAP。OLAPRead是PowerOLAP函数。其他 Excel友好的OLAP产品使用具有不同名称的相似函数。)
 
由于每个维度通常都包含合并层次结构,因此您的公式可以针对任何维度从任何合并级别返回数据。为了说明这一点,以下公式可以返回2018年6月该公司范围内的人工费用:
 
= OLAPRead(“ C:\ Finance \ FinDat.olp”,“ GL”,“总部门”,“总人工费用”,“ 2018年6月”)
 
实际上,标签通常位于经常被命名的单元格中。因此,您的实际公式可能在单元格D9中,如下所示:
 
= OLAPRead(DBPath,“ GL”,D $ 3,$ A9,月)
 
在这里,您的数据库路径可能会输入到名为“ DBPath”的单元格中。并且您可能在第3行中具有其他部门名称,而在A列中具有其他费用类别。您只需报告名为Month的单元格中的月年标签,然后重新计算,就可以报告任何月份的绩效。
 
为什么Excel友好的OLAP可以消除电子表格地狱
 
使用Excel公式填充电子表格数据是一个简单的主意,但功能强大。它为Excel用户提供了从Spreadsheet Hell逃脱的机会。出现这种情况的三个原因是:
 
1.每个报告都充当模板。
 
假设您为八月创建一个“一次性”报告,然后您的老板要求为九月进行更新。或者假设她要您为其他部门和其他部门创建类似的报告。
 
如果您被困在Spreadsheet Hell中,则需要每月重新创建每个报表版本。但是有了OLAP,就没有问题了。您只需在为包含此信息而设置的单元格中输入部门,部门和月份的新标签。然后,您重新计算Excel,即按F9键。
 
同样,如果您的数据有最新更改,也没有问题。您只需打开电子表格报告,重新计算并分发它。
 
2.报告易于调和。
 
假设您的公司依赖于两个毛利报告。一位分析师准备按月划分的毛利率报告,另一位分析师按月按产品线划分的毛利率报告。并假设两个报告的总计不匹配。
 
如果您被困在电子表格地狱中,则可能需要比较两个不太同意的SQL查询或两个电子表格数据库。分歧可能永远不会解决。
 
但是,如果这两个报告都从Excel友好的OLAP数据库中获取数据,则将很容易对帐。由于两组公式都从完全相同的来源获取数据,因此比较每个报表中的代表性公式很容易了解一个报表在哪里提取另一报表所缺少的数据。
 
3.报告可以包含任何来源的数据。
 
许多经理希望查看包含来自外部来源或IT部门无法获得的内部来源的数据的报告。
 
也许经理们想追踪主要客户,供应商和收购对象的财务状况。也许他们需要跟踪关键商品的价格,监控货币汇率或跟踪关键地理区域的经济表现。
 
或者,即使IT部门至少两年内无法合并被收购公司的数据,他们也可能希望看到包含新收购业绩的合并财务信息。
 
或者,他们想将特定位置的销售趋势与广告购买或天气记录进行比较。
 
如果您陷入了电子表格地狱,那么非IT数据将是一个特殊的问题。这是因为存储外部数据的唯一位置是在某些分析师的硬盘驱动器上的工作簿中。
 
但是,使用Excel友好的OLAP,这些类型的报告是没有问题的。外部数据仅导入到OLAP多维数据集中。然后,所有有权访问OLAP系统的Excel用户(整个公司)都可以在任何报告或分析中使用该数据。
 
所以这是底线...
 
...一个对电子表格友好的OLAP数据库提供了我所了解的Spreadsheet Hell最有效的解决方法。
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